Telefonkonferenz
Der Nutzen, den moderne Telefonanlagen mitbringen, reicht nicht nur für die eigentliche Arbeitszeit, sondern macht sich auch nach Feierabend bemerkbar. Insbesondere die vielfältigen Funktionen von Telefonsystemen sollen den größtmöglichen wirtschaftlichen Erfolg einbringen. Einige der Funktionen sind besonders erwähnenswert.
Telefonkonferenzfunktionen
Mit diesen Funktionen gestaltet sich der Berufsalltag leichter und effektiver. Folgende Funktionen haben die meisten Telefonanlagen:
- Telefonkonferenz
- Rückruf und Wiederwahl
- Kostenlistung
- Telefonate halten
- Telefonate parken
- Kurzwahl
- Durchwahl
- Direkteingehender Systemzugang
- Bitte nicht Stören
- Speicheroptionen
- VPS
Klassische Telefonkonferenz
Bei einer Telefonkonferenz können mehrere Personen gleichzeitig miteinander kommunizieren. Eine Telefonkonferenz herzustellen, ist mit der Hardware einiger Endgeräte nur schwer möglich. Telefonanlagen können dagegen per Knopfdruck eine Telefonkonferenz aufbauen. Es ist sogar möglich, eine Konferenz mit mehr als drei Teilnehmern zu schalten. Telefonkonferenzen mit gängigen Telefonanlagen müssen beim Anbieter vorab angemeldet werden. Die CTI Technologie lässt mittlerweile sogar Telefonkonferenzen mit Bildübertragung zu.
Wartemelodie
Ist es nicht möglich, einen Anruf direkt entgegen zu nehmen, kann der Anrufende in einer Warteschleife mit Wartemelodie geparkt werden. Wartemusik ist populär geworden, kann sie doch den Anrufer beruhigen. Es gibt mittlerweile einen richtigen Markt für Wartemelodien. Ein Unternehmen hat sogar die Möglichkeit, selbst eine Wartemusik zu kreieren, welche direkt in die Telefonanlage eingespeist werden kann.
Rückruf und Wiederwahl
Die Telefonnummern der letzten Anrufer werden abgespeichert und können mit Hilfe der Rückruftaste zurückgerufen werden.
Kostenlistung
Eine exakte Kostenaufstellung ist ohne Probleme möglich. Sämtliche Anrufe können von einem Endgerät erfasst werden. Auch die genaue Aufschlüsselung nach angerufenen Nummern lässt sich problemlos umsetzen.
Telefonate halten
Meldet sich während eines Telefonats ein zweiter wichtiger Anrufer, kann das aktuelle Telefonat in eine Warteschleife gesetzt werden. Der erste Anrufer hört dann eine Wartemusik und der zweite Anrufer wird durchgestellt. Diese Funktion ist sehr praktisch, denn so können Mitarbeiter Anrufe zwischenzeitlich parken, ohne das Gespräch beenden zu müssen.
Telefonate parken
Diese Funktion erweitert das „Telefonate halten“. Wird ein Anrufer geparkt, gelangt er in eine Warteschleife auf dem zentralen Server. Anrufer in der Warteschleife können dann von jedem Endgerät abgerufen werden. Muss ein Mitarbeiter beispielsweise den Raum wechseln, kann er den Anrufer in die Warteschleife setzen und ihn vom Telefon eines anderen Raumes wieder zurückholen, ohne dass das Gespräch unterbrochen wurde. Besonders nützlich ist diese Funktion, wenn kein mobiles Telefon zur Verfügung steht.
Nachtruf
Nach Feierabend kann ein Anruf an eine bestimmte Telefonnummer oder einen Anrufbeantworter weitergeleitet werden. Der Anrufer hört dann einen vorher eingespielten Text.
Kurzwahl
Bei dieser Funktion wird einer langen Telefonnummer eine Kurznummer zugewiesen. Mit der Kurzwahl wird dann automatisch die festgelegte Nummer angerufen. Das spart Zeit und lohnt sich insbesondere bei Telefonnummern, die sehr oft angerufen werden.
Durchwahl
Der Telefonanlage wird eine Hauptnummer zugewiesen. Ergänzend dazu bekommt jeder Mitarbeiter eine Durchwahl, die an die Hauptnummer angefügt wird. Dadurch ist eine Person im Unternehmen direkt erreichbar, ohne dass es einer telefonischen Vermittlung bedarf. Die Durchwahl-Nummern können firmenintern zugewiesen werden. Eine Absprache mit dem Provider ist nicht erforderlich.
Direkteingehender Systemzugang
Interne Systemdienste können mit dem direkteinhergehenden Systemzugang von externen Stellen erreicht werden. Eine firmeninterne Mailbox kann so beispielweise mit Hilfe eines Passworts auch von einem Handy abgerufen werden.
Bitte nicht Stören
Befindet sich ein Mitarbeiter in der Pause oder hat gerade ein wichtiges Gespräch, kann er die „Bitte nicht Stören“-Funktion aktivieren. Alle Anrufer werden dann darauf hingewiesen, dass der Mitarbeiter aktuell nicht telefonieren möchte und der Anruf zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen soll.
Speicheroptionen
Der gemeinsame Nachrichtenspeicher funktioniert wie ein Firmenanrufbeantworter. Nachrichten werden dann nicht auf den jeweiligen Endgeräten gespeichert, sondern auf einem Zentralserver. Der Zugriff auf die Nachrichten kann dann gleich von mehreren Mitarbeitern erfolgen.
Personalisierter Begrüßungstext
Anrufer hören einen personalisierten Begrüßungstext. Dieser kann zum Beispiel mit einer Kundendatenbank verknüpft werden. Kunden, bei denen die Rufnummer erkannt wird, hören dann eine persönliche Begrüßung. Das wirkt sich positiv auf das Kundenverhältnis aus und hebt die Bedeutung des Anrufers. Anstatt des personalisierten Begrüßungstextes kann auch eine persönliche Nachricht hinterlassen werden. Der Anrufer erhält dadurch Informationen und muss gegebenenfalls nicht noch mal anrufen.
VPS (Voice Paging System)
Das VPS ist ein Sprachnachrichten-Funkruf-Versandsystem. Mitarbeiter können Sprachnachrichten erstellen und diese per Knopfdruck an beliebig viele Kollegen verschicken. Das erspart unnötig viele Einzelgespräche und dient in Notfällen der schnellen Informationsverbreitung.
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