Telefonanlagen

Hier erhalten Sie Informationen zu Telefonanlagen
 

Mit einer Telefonanlage haben Firmen die Möglichkeit, sowohl intern als auch extern zu kommunizieren. Sie ist das Bindeglied zwischen dem öffentlichen Telefonnetz und der unternehmensinternen Telefonie. Die Telefonanlage trägt im allgemeinen Sprachgebrauch viele unterschiedliche Bezeichnungen:

Zum Beispiel:

  • TK-Anlage 
  •  Kommunikationssystem
  •  Telekommunikationsanlage
  •   Private Branche Exchange (PBX und PABX)

Einsatzmöglichkeiten (von interner Kommunikation bis Call Center)

Die Einsatzmöglichkeiten einer TK-Anlage sind vielfältig. Als Unternehmen sollten Sie sich deshalb zunächst die Frage stellen, wofür Sie eine Telefonanlage benötigen. Wird ein System speziell für die bürointerne Kommunikation gebraucht? Oder nutzen Sie die TK-Anlage eher für den Kundenkontakt?

Bedenken Sie folgende Punkte:

  • Wie viele Arbeitsplätze müssen mit einem Endgerät versorgt werden?
  • Ist es wichtig, dass die Anlage flexibel erweitert werden kann?
  • Gibt es schon einen ISDN oder Primärmultiplex-Anschluss?
  • Über welche Zusatzfunktionen muss die TK-Anlage verfügen?



Installieren einer TK-Anlage:

Was kann eine Telefon-Anlage?
 

Um eine TK-Anlage in Ihrem Unternehmen vernünftig einzurichten, ist eine Menge Technikverständnis von Nöten. Während das Anschließen und Verbinden zum einfacheren Part gehört, kann die richtige Konfiguration eine anspruchsvolle Aufgabe darstellen. Insbesondere die Amtberechtigungen gilt es richtig zu setzen. Das autorisiert den Anschluss, ein Ortsgespräch, ein deutschlandweites Telefonat oder sogar einen internationalen Anruf zu tätigen. 

Moderne und bedienungsfreundliche TK-Anlagen sind netzwerkfähig und verfügen über Web-Interfaces. Die Netzwerkanbindung erlaubt zusätzliche Optionen. Ankommende Faxmitteilungen können als Bild im Mailanhang mitgesendet werden.

Überlassen Sie die Konfiguration Ihrer Telefonanlage auf jeden Fall einem Profi! Selbst das Einrichten einer scheinbar simplen Rufumleitung oder einer Durchwahl stellt gerade bei großen Systemen eine Herausforderung dar. Nur das Spezialwissen eines Fachmanns kann die vielfältigen Funktionen einer modernen TK-Anlage korrekt und fehlerfrei einrichten und auf Ihre Bedürfnisse anpassen.


Was kann eine Telefonanlage?

Was kann eine Telefon-Anlage?
 

Neben dem Standart kostenfrei Gespräche innerhalb des Unternehmens zu führen, gibt es etliche andere nützliche Funktionen, die eine moderne TK-Anlage bietet:


Makeln:

Makeln meint das Hin- und Herschalten zwischen verschiedenen Unterhaltungen. Weiterführende Funktionen werden von unterschiedlichen Telefonanlagen bereit gestellt und können von vielen Endgeräten genutzt werden.

Memo:

Die Memofunktion beschreibt das Aufzeichnen und Archivieren von Telefongesprächen.

Hold:

Hold bedeutet „Halten“ und parkt den Anrufer mit ruhiger Wartemusik vorrübergehend in einer Nebenstelle. Anschließend kann das Telefonat entweder vom selben oder von einem anderen Telefon fortgesetzt werden.

Nachtschaltung:

Hier werden Anrufe auf eine externe Nummer oder einen Anrufbeantworter umgeleitet. Diese Funktion ist zum Beispiel bei Nachtdiensten sehr wichtig.

Aufschalten:

Die Funktion Aufschalten erlaubt das Hinzufügen eines oder mehrerer Gesprächsteilnehmer.

Konferenz:

Über einen Telefonanlage können mehrere Gesprächsteilnehmer gleichzeitig telefonieren.

Heranholen:

Mit einigen Telefonanlagen können Gespräche von mehreren Apparaten angenommen werden. Ist ein Mitarbeiter beispielsweise nicht an seinem Platz, kann er einen eingehenden Anruf auch vom Telefon eines Kollegen annehmen. Im Display des Kollegen erscheint stumm der Anrufer und informiert den jeweiligen Mitarbeiter so über das eingehende Telefongespräch.

Automatische Rufverteilung/Automatic Call Distribution (ACD):

Damit ist die Zusammenstellung einer Rufgruppe gemeint. Diese Funktion eignet sich speziell für Call Center Tätigkeiten. Die Rufgruppe ist nur über eine Telefonnummer erreichbar. Ein Anruf erreicht somit mehrere Apparate gleichzeitig.



Was ist im Leistungspaket einer Telefonanlage enthalten?

Das Leistungspaket einer TK-Anlage enthält:

  • die Konzeption der Telefonanlage
  • den Aufbau unterschiedlicher Bestandteile
  • die Konfiguration des Systems
  • mögliche Wartungsarbeiten durch den Anbieter
  • sämtliche Bestandteile der Anlage
  • ggf. die Suche nach geeigneter Software und einem passenden Provider

Die komplette TK-Anlage setzt sich aus einer Zentralstelle (zum Beispiel dem Router) und den jeweiligen Endgeräten zusammen. Die Zentralstelle steuert die angeschlossenen Endgeräte und ordnet diese zu. Neben Telefonen als Endgeräte lassen sich auch Faxstationen und andere Geräte an die Zentrale anschließen. Durch unterschiedliche Qualität und viel Funktionsreichtum können große Preisschwankungen (teilweise mehrere hundert Euro) bei den Endgeräten auftreten. Die Kompatibilität von Telefonanlagen ist enorm. Selbst die Einbindung von Alarmsystemen oder die Steuerung von Kameras zur Objektüberwachung ist problemlos umsetzbar.

Ein Kostenfaktor, der beachtet werden sollte, ist das Um- oder Verlegung von Kabeln. Bei vielen Endgeräten und einer hochwertigen Telefonanlage muss mehr Aufwand betrieben werden, damit die Anlage einwandfrei funktioniert. Als Regel gilt:
Je mehr Endgeräte benötigt werden, desto größer sind die Kosten bei der Anschaffung einer Telefonanlage.



Was ist ein vernünftiger Budget-Plan für eine TK-Anlage?

Was ist ein vernünftiger Budget-Plan für eine TK-Anlage?
 

Entscheidend für die Kosten und die Anschaffung einer Telefonanlage ist immer der Zweck, den die Anlage erfüllen soll. Die Kosten ergeben sich einerseits durch bereits bestehende Hardware (z.B. ISDN Anschluss) und andererseits werden sie durch die gewünschten Leistungen bestimmt. Werden neue Endgeräte benötigt? Sollen die Geräte die Möglichkeit einer Telefonkonferenz bieten? Bevor Sie ein Angebot einholen, sollten Sie also wissen, dass beispielsweise eine parallele Verlegung der Kabel aufwendiger ist und mit dem Anbieter abgesprochen werden muss.
Für eine qualitativ wertvolle TK-Anlage, die von 15-20 Mitarbeitern genutzt wird, können Kosten von bis zu 10.000 Euro anfallen.

Auch die Anbindung an ein Computersystem sowie spezielle Wartungsverträge verursachen zusätzliche Kosten. Analysieren Sie deshalb gemeinsam mit Ihrem Anbieter den persönlichen Bedarf, um Budget einzusparen.


 Die Beratung vor Ort

Ein persönliches Beratungsgespräch mit einem Händler ist unerlässlich, denn er muss vor Ort nachsehen, welche Telefonanlage installiert werden kann und ob diese mit allen Funktionen nutzbar ist.


Leasen einer Telefonanlage – Lohnt es sich?

Leasen einer Telefonanlage
 

Als Leasinggeber stellt der Fachhändler die Telefonanlage zur Verfügung. Der Kunde zahlt dafür eine monatliche Leasinggebühr. Anfallende Wartungskosten oder Reparaturen an der Anlage muss der Kunde ebenfalls tragen. Nach der Laufzeit, die etwa 4-5 Jahre beträgt, kann die Telefonanlage in der Regel übernommen werden. Die Kosten betragen ungefähr 2-2,5 % des Neuwerts. Ein Leasingangebot lohnt sich, um die hohe Anfangsinvestition zu umgehen. Der teuere Kaufpreis wird auf eine monatliche Teilsumme reduziert. Insbesondere junge Firmen nutzen das Leasen von TK-Anlagen. Für den oftmals rasanten Ausbau muss die Telefonanlage über entsprechende Kapazitäten verfügen.



Was ist der Unterschied zwischen ISDN und Analog?

ISDN steht für Integrated Services Digital Network. Das verweist darauf, dass die Übertragung von Daten anders als beim analogen Telefonanschluss digital passiert. Der große Vorteil eines ISDN-Anschlusses ist die parallele Benutzbarkeit von mehreren Endgeräten. Darüber hinaus lassen sich bis zu zehn Rufnummern für einen ISDN-Anschluss definieren. Das hat natürlich seinen Preis, deshalb ist der ISDN-Anschluss teuerer als ein herkömmlicher Analoganschluss. Das macht sich zum Beispiel bei der Anschaffung oder in der monatlichen Grundgebühr bemerkbar.

Heutzutage ist der ISDN-Anschluss weit verbreitet. Nicht nur in Deutschland, sondern im gesamten EU-Raum werden analoge Telefongespräche digitalisiert und übertragen. Für Firmen liegt der Vorteil eines ISDN-Anschlusses auf der Hand. Telefongeräte, Anrufbeantworter und Faxgeräte können gleichzeitig betrieben werden. Das ist beim analogen Anschluss nicht möglich. Zwar sind die Endgeräte für einen analogen Anschluss häufig viel preiswerter als ISDN-Geräte, aber dafür bieten sie weniger Komfort. Die Sprachqualität ist schlechter, was sich insbesondere bei Ferngesprächen bemerkbar macht.

Wer nicht auf einen analogen Anschluss verzichten möchte und trotzdem mehrere Endgeräte oder Rufnummer nutzen will, für den ist Voice over IP eine sinnvolle Lösung. ISDN Funktionen werden dann mit Hilfe des Word Wide Web umgesetzt.


Der Nutzen von Telefonanlagen

Der Nutzen einer Telefonanlage
 

Den größten Nutzen von Telefonanlagen haben zweifelsohne jene Unternehmen, die mit telefonischen Dienstleistungen Umsatz generieren. Das ist zum Beispiel bei einem Call Center der Fall. Sei es Versandhandel oder Neukundenakquise, nur mit einer Telefonanlage können telefonbasierende Geschäftsmodelle professionell umgesetzt werden. Für jedes Call Center kann außerdem eine passende Software genutzt werden, die Arbeitsabläufe und Kampagnen noch besser steuert.

Bei einer Software-Lösung wird das Call Center System mit dem Netzwerk und einer Datenbank verbunden. Durch eine CSTA-Schnittstelle besteht die Verbindung zur TK-Anlage.


Die PBX Anlage

Bei einer PBX Anlage werden Firmentelefone untereinander vernetzt und in das öffentliche Telefonnetz implementiert. Geeignet ist diese Technik vorrangig bei großen Telefonnetzwerken, die tausende Mitarbeit vernetzen. Die PBX Anlage ermöglicht das Nutzen von Funktionen wie etwa Konferenzschaltungen Standort unabhängig. So werden Unternehmensprozesse weiter optimiert.



Kostenbewusst mit VoIP

Ein Unternehmen kann bei der Kommunikation auch durch die Nutzung von VoIP-Anlagen bares Geld sparen. Das Telefonieren funktioniert dann über ein Computernetzwerk und wird umgangssprachlich auch als Internet-Telefonie bezeichnet. Voice over IP ist also das Telefonieren über das Internet.


VoIP Anlagen – Vorteile

Die Vorteile einer VoIP Anlage
 

Durch die Kostenersparnis ist davon auszugehen, dass sich VoIP in den kommenden Jahren immer weiter durchsetzen wird. Durch das Telefonieren übers Internet entfallen sämtliche Zusatzkosten. Gespart wird vor allen Dingen bei Ferngesprächen ins Ausland, denn die sind bei herkömmlichen Anschlüssen deutlich teurer. Darüber hinaus haben VoIP Anlagen den Vorteil, Gespräche aufzuzeichnen. Der Aufbau eines Gesprächarchivs ist also problemlos realisierbar. Mittlerweile bieten etliche Internetprovider Voice over IP als Inklusivleistung zu einem Internetanschluss an.


VoIP Anlagen – Nachteile

In Sachen Sprachqualität liegt eine VoIP Anlage mit anderen Telefonanlagen gleich auf. Durch die Verbindung über das Internet kann die Sprachqualität aufgrund veralteter Leitungen jedoch eingeschränkt sein. Hinzu kommt, dass Internetausfälle schwer kompensiert werden können, was die Zuverlässigkeit von VoIP Anlagen etwas einschränkt. Als Nachteil kann auch die komplizierte Einrichtung einer VoIP Telefonanlage gesehen werden. Eine gewöhnliche TK-Anlage lässt sich um einiges einfacher einrichten. Schließlich muss der Kommunikations-Elektroniker auch Erfahrung in der Netzwerkadministration mitbringen.


Welcher Provider und welche Tarife?

Einen geeigneten Provider zu finden, ist zeitintensiv. Denn auf dem deutschen Markt gibt es eine Vielzahl von Anbietern, die unterschiedliche Tarife anbieten. Deshalb sollte man bei der Wahl eines Providers folgende Punkte beachten:

  • Wie viele Auslandstelefonate führe ich im Monat?
  • Wie viele Handyverbindungen kommen zustande?
  • Kann ich auf brancheninterne Erfahrungswerte zurückgreifen?
  • Werden meine alten Rufnummern übertragen?
  • Wie funktioniert die Verknüpfung mit dem Firmennetzwerk?
  • Welche Kündigungsregeln gelten für den aktuellen Vertrag?


Telefonanlagen in:




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